Le journal

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Le journal se présente sous forme de feuilles de calcul numérotées de I à XX et reproduit un cahier de coopérative.

Chaque feuille se compose d'une partie de saisie et une partie analytique: lorsque 'une somme est enregistrée elle est automatiquement reportée dans la partie analytique selon le n°de compte utilisé.

Il y a 2 familles de comptes:

- les comptes commençant par 6 (exemple 668) indiquent une dépense (sortie)

- les comptes commençant par 7 (exemple 770) indiquent une recette (une entrée)

Avant de commencer la gestion de la coopérative, il faut indiquer le report éventuel de l'année précédente comme l'illustre cette copie d'écran:

report

Saisie d'une écriture

Principe: chaque dépense et chaque recette doit être consignée dans le journal dans l'ordre chronologique, ce qui correspond à une écriture (remplir une ligne du tableau).

Pour entrer une écriture, il convient de cliquer sur la première cellule vide située dans la colonne nommée compte. Une liste des différents comptes s'affiche si on double clique dans la cellule pour choisir le type d'écriture qui sont de 4 types:

•	les comptes commençant par un 6 (par exemple 618) sont utilisés pour les dépenses (CHARGES)

•	les comptes commençant par un 7 (par exemple 77) sont utilisés pour les sommes reçues (PRODUITS)

•	les sommes versées par la coopérative centrale aux classes en régie d'avance sont codés avec les lettres VS (Versé la Somme de...)

•	les sommes versées par les classes à la coopérative centrale sont codées avec les lettres RS (Reçu la somme de ...)

Les code RS et VS sont situés à la fin de la liste.

Selon le numéro de compte utilisé, certaines cellules ne peuvent pas recevoir de sommes: par exemple, si un numéro de compte commence par 7 (somme reçue) il n'est pas possible d'entrer un nombre dans les colonnes Sortie.

•	La saisie consiste à

•	saisir le numéro de compte

•	saisir un n° de factures (facultatif)

•	la date de l'opération

•	le libellé de l'opération

•	le numéro de chèque (par exemple on tape 001 et c'est le numéro 75623001 qui sera affiché si on a indiqué que 75623 représent les premiers numéro de chaque chèque)

puis selon la nature de la somme (c'est à dire le numéro de compte utilisé)

•	si VS: : entrer la somme dans la colonne "Coop de classe ->versé:" la somme sera recopié en sortie par défaut dans la colonne Banque mais ne sera pas ventilée.

•	Si RS, entrer la sommes dans la colonne Coop de classe->reçu :la somme sera recopié en entrée par défaut dans la colonne Banque mais ne sera pas ventilée

•	Si compte commençant par 6 (exemple 618): il faut entrer la somme en sortie dans la colonne Banque ou Caisse: la somme sera ventilée selon le compte.

•	Si compte commençant par 7 (exemple 77): il faut entrer la somme en entrée dans la colonne Banque ou Caisse: la somme sera ventilée selon le compte.

Pour supprimer une ligne, il suffit de supprimer le numéro de compte dans la première colonne de la grille.

Illustrations des différentes étapes de saisie d'une ligne d'écriture :

Un n° de comptabilité (comptes commençant par 6 ou par 7)
le numéro de classement de la pièce jointe (facture)
La date de la facture
Le libellé de l'écriture (objet de la facture)
Si le compte commence par 6 (effectuer un achat), saisir la somme soit: dans la sortie caisse (paiement en liquide) dans la sortie banque (paiement par chèque). A noter: il n'est pas possible de saisir une somme dans les colonnes 'entrées' puisqu'il s'agit d'un achat.
Si le compte commence par 7 (recevoir une recette), saisir la somme soit: dans l'entrée caisse (recette en liquide) dans l'entrée banque (recette par chèque). A noter: il n'est pas possible de saisir une somme dans les colonnes 'sorties' puisqu'il s'agit d'une recette.
Opérations sur la grille