Étapes

Où dans SoftDirector

Remarque

1)Mise au point des tarifs

Modifier les tarifs en début d'année scolaire ou en début d'année civile

2)Vérification des tarifs et inscriptions régulières

Avant toute facturation, il faut mettre à jour les inscriptions des élèves régulièrement inscrits (tarifs, jours d'inscription).

A noter que les inscriptions exceptionnelles ne sont pas prises en compte dans cette étape.

3) Définition d'une période de gestion

Il s'agit de préciser les jours durant lesquels les repas seront commandés et donc facturés.

Les décomptes de repas (sortie scolaire, absence pour maladie,...) ne s'effectue pas durant cette étape mais pendant la phase d'édition de facture.

4) Édition des factures

Lors de cette phase, des repas peuvent être décomptés pour une ou plusieurs classes (sortie, grève etc..).

Des repas peuvent être décomptés pour un élève en particulier en décochant sa présent dans la grille à un jour particulier. Sa facture est automatiquement mise à jour.

De même, un élève non inscrit à la cantine peut être accueilli à titre exceptionnel en cochant la grille aux jours concernés. La facture correspondante est automatiquement créée.

Les factures peuvent être éditées en lot (classement par école, par classe puis par nom d'élève pour faciliter la distribution).

Une facture individuelle peut être éditée en cliquant dans la grille sur le nom élève.

Important: 3 champs de données permettent d'indiquer successivement:

5) Encaissement

L'encaissement s'effectue en recherchant le nom d'un élève : vous tapez les premiers caractères du nom à chercher et SoftDirector fait la liste des noms appropriés.

Dans cette liste, il faut cocher un ou plusieurs noms (en cas de paiement groupé): le logiciel affiche les informations de facturation ainsi que le nom du titulaire et la banque (si ces données sont connues).

Il faut sélectionner le mode de paiement et remplir si nécessaire les informations concernant le paiement pas chèque (nom du titulaire et nom de la banque).

Enfin, le paiement est enregistré en cliquant sur le bouton "Enregistrer le paiement".

En cas de paiements successifs pour une même facture SoftDirector affiche un écran qui vous propose au choix:

6) Bordereaux

Les paiements sont listés dans l'ordre de leur saisie pour constituer des bordereaux de reversement destinés au TRÉSOR PUBLIC ou encore un service de comptabilité.

Les bordereaux des sommes versées en espèces sont distincts des versements par chèque.

Etat récapitulatif

et Impayés

SoftDirector permet de filtrer les factures non payées et d'éditer des lettres de relance en direction des familles en retard dans leur paiement.